Autoevaluación

Algunas indicaciones para simulación

Siguiendo con los procedimientos en almacén, compras y ventas indicados en este post, y después de haber completado los cuatro primeros pasos os doy algunas indicaciones para continuar:

• Tras los primeros pasos se debe simular reclamaciones de pedidos efectuados. Para ello se simulan dos tipos de incidencias:

1. Retraso en la entrega. Se realiza un pedido para una fecha y se incumple el plazo. Almacén confecciona NOTA DE INCIDENCIA para el departamento de compras y se envía carta de reclamación al proveedor.
2. Errores en la mercancías o deterioro. Se procede como en el caso anterior

NOTA IMPORTANTE: Las incidencias y copia de las cartas de reclamación generadas se pueden archivar en una carpeta denominada CONTROL DE PEDIDOS dentro de COMPRAS.

• Paralelamente se confeccionan bases de datos para registrar la salida y entrada de correspondencia de la empresa para registrar todo lo recibido y enviado por parte de las empresas simuladas (departamento de administración). Se utilizan los modelos del curso pasado. 

• Reclamación de facturas. Vamos a simular una factura errónea porque presente algún error, por ejemplo que el precio no se corresponda con lo reflejado en el pedido. En la carta de reclamación se hará constar el número de factura y el error cometido. Crea una carpeta en compras para recoger las incidencias con las facturas recibidas de proveedores.

COMPRA DE OTROS APROVISIONAMIENTOS. Las empresas simuladas necesitan materiales necesarios para sus correcto funcionamiento pero no son mercaderías (material de oficina, cartuchos impresoras, artículos de limpieza.... Realiza una simulación para la compra de algún aprovisionamiento necesario para las empresas siguiendo los procedimientos indicados para la compra de mercaderías

Dar de alta en facturaplus los aprovisionamientos.

Confección de orden de reposición para otros aprovisionamientos (entregar copia a COMPRAS)

Emisión de pedido

Llegada albarán que se compara con pedido y orden de reposición (se anota fecha y firma) Se grapa albarán, pedido y orden de reposición y se archivará en ALBARANES PENDIENTES DE FACTURA.

Se recibe factura de compra de otros aprovisionamientos (confeccionar la factura vosotros para que la simulación se acerque más a la realidad)

Archivo informático

Tras consultar vuestras carpetas en dropbox he observado cierta desorganización en la gestión del archivo informático.
La estructura debe ser simple y cada departamento debe contener las subcarpetas que reflejen los procedimientos con los que trabajamos.
Os dejaré algo de tiempo en la próxima clase para que reviséis los documentos y los asignéis a la carpeta más idónea. Por ejemplo en la carpeta Almacén uno de los grupos sólo guarda las fichas de control de existencias.
También debéis cuidar los formatos y tratar de no cometer faltas de ortografía en los documentos que generáis (ya comentaré en el aula por cada grupo)
Por otro lado valoro mucho el trabajo que estáis realizando de simulación. Hemos avanzado mucho en este trimestre y espero que sigáis por esta senda.

Web corporativa

Para confeccionar la web de vuestra empresa simulada vamos a utilizar la herramienta Google Sites. Comparto con vosotros un post de otro blog, Los moriscos informáticos en donde se establecen una serie de pasos para crearla.

También os facilito un artículo en el que se exponen los errores más comunes a la hora de crear una web corporativa. Como vais a comprobar tras su lectura  vosotros incurriréis en varios fallos, pero hay que tener en cuenta que lo que realizamos es una simulación.
http://pymecrunch.com/los-10-mandamientos-de-una-web-corporativa

Otra herramienta que podéis utilizar y me consta que estáis utilizando es WIX, sitio para hacer páginas gratis. Es fácil de utilizar y los resultados están resultando bastante profesionales.

Lanzamiento de la empresa II

Después de realizar el análisis interno y externo resumido en el DAFO vamos a abordar el PLAN DE MARKETING. Durante el curso pasado profundizamos en las cuatro variables que representan la política comercial de la empresa:

Cada grupo deberá confeccionar su propio plan de marketing tomando como referencia el plan propuesto en vuestro libro de texto (página 39)

Ejemplos encontrados en la Web que os pueden servir de base. Espero aportaciones originales.

Para UNISEG: ENLACE

Para GAME´S COSMETICS: ENLACE

Algunas variables se supone que ya tenéis algo desarrolladas como el PRODUCTO y el PRECIO, aunque tenéis que detallarlas más.

PRODUCTO: decidir líneas de productos para clientes diferenciados, política de envases, servicios postventa, calidad, ventaja diferencial con productos de la competencia, innovación...

PRECIO: Política de fijación de precios. Comparto este artículo reciente que os puede servir de guía e inspiración http://www.crecenegocios.com/estrategias-de-precios/

DISTRIBUCIÓN: se definirán las operaciones necesarias para poner los productos a disposición de los clientes. Canal de distribución (esquema), transporte, logística... Hay que fijarse también en lo que hacen las empresas competidoras

COMUNICACIÓN: El objetivo es dar a conocer la empresa y sus productos a través de la publicidad, promoción... En este punto nos detendremos en aspectos como:

•  La imagen corporativa. Se realizarán catálogos y tarjetas de visitas. Podéis probar con vistaprint (que ya lo conocéis) o moo (creo que algunas funcionalidades son gratuitas)
• Blog corporativo. Son blog de empresas en el que se van colgando noticias, novedades...relacionadas con el producto o servicio que ofrecen. Ya sabéis que el  blog se realizará con blogger. Comparto el artículo de Territorio Creativo http://www.territoriocreativo.es/etc/2012/06/una-seleccion-de-blogs-corporativos.html

Continuará...

Procedimientos en los departamentos de almacén, compras y ventas

A través de distintos pasos simularemos, para cada una de vuestras empresas  las actividades que se realizan cotidianamente en los departamentos de Almacén, Compras y Ventas. Conceptos claves como stock mínimo o máximo, volumen optimo de pedido, valoración de existencias, factura, condiciones de venta, etc se han debido de tener en cuenta y estudiado previamente. También debemos tener preparados todos los materiales necesarios, como bandejas de documentos o carpetas colgantes, habiendo procedido al etiquetado de las mismas.

Tareas a realizar: 

PRIMER PASO: Almacén:

1. Damos de alta a los artículos de nuestra empresa. Realizarás una ficha de control de existencias para cada uno de tus artículos.  En facturaplus lo harás mediante la opción Artículos/añadir. Al mismo tiempo daremos de alta a nuestros principales proveedores.

2. Crearemos órdenes de reposición para varios artículos, por duplicado, para que el departamento de compras adquiera las unidades necesarias hasta alcanzar el stock máximo. Una copia se depositara en la bandeja de recepción de compras y la otra se archivará en la carpeta colgante de "Órdenes de reposición pendientes". 

SEGUNDO PASO: COMPRAS 

 Al recibir las órdenes de reposición de artículos, verificamos los datos de proveedores, viendo los proveedores que nos lo suministran; y emitimos los pedidos correspondientes. En Facturaplus Almacén/Pedidos. Los pedidos quedarán registrados en la Ficha de Control de Pedidos. Los pedidos se emitirán por duplicado; una copia se archiva en la carpeta "Pedidos pendientes de recibir" y la otra se deposita en la bandeja de salidas.

TERCER PASO: ALMACÉN

1. Cuando en Almacén (bandeja) recibas una nota de entrega o albarán, deberás buscar en la carpeta el pedido correspondiente y la orden de reposición en su carpeta correspondiente. Compararemos el albarán con el pedido. Si la mercancía es conforme; deberás firmar y poner la fecha de recepción en la orden de reposición; grapar el albarán con el pedido y la orden de reposición y anotar la entrada en la ficha de control de existencias correspondiente a cada producto.

2. En facturaplus, anota la recepción en el programa: Entra en Almacén/Pedidos y selecciona el pedido que realizó el departamento de compras; Pulsa sobre él con el botón derecho y sobre la opción Albarán e introduce la fecha de la recepción. Para visualizar el albarán generado entra en la opción Almacén/Albaranes. Comprueba también que los artículos han entrado; si se ha hecho correctamente, verás que en artículos ya aparecen las unidades adquiridas. Por último archiva el albarán/pedido/orden de reposición grapados en la carpeta colgante "Albaranes pendientes de factura".

Si la mercancía no fuera conforme:  comunica a Compras la devolución correspondiente mediante una nota de incidencias y depositala en la bandeja de compras para que puedan realizar la correspondiente reclamación.

CUARTO PASO: COMPRAS:

 Cuando se reciba en el departamento de compras la factura de un proveedor por la compra de mercaderías deberás realizar las siguientes tareas: 

1. Buscar en la carpeta "Albaranes pendientes de factura" el albarán/pedido/orden de reposicion grapados.

2. Comprobar que la factura es correcta, repasando los cálculos.

3. Anotar la factura en el "Registro de facturas recibidas".

4. Completar los datos en el control de pedidos (número de albarán, fecha de recepción, número de factura, etc)

5. Si estamos realizando el proceso en el progrma Facuraplus, generarás la factura correspondiente entrando en la opción Almacén/Albaranes, seleccionando el albarán correspondiente y con el botón derecho opción Factura, introduciendo la fecha de la factura. Visualizamos la factura generada en Almacén/Facturas/Imprimir/visualización previa. Comprueba la factura pero no la imprimas, ya que tienes la que te ha enviado el proveedor. Entrega posteriormente la factura a Contabilidad. Archiva albarán/pedido/orden de reposición en la carpeta archivadora de "Compras". Comprueba la ficha de Facturas Recibidas.

QUINTO PASO: VENTAS

Cuando en la bandeja de ventas se deposita una nota interna solicitando un presupuesto por parte de un cliente, debemos realizar las siguientes tareas:

1. Realiza el presupuesto solicitado. Si vas a generar el presupuesto en Facturaplus, primero deberás dar de alta al cliente mediante la opción Sistema/Clientes/Añadir. Con esta opción, iremos rellenando la Base de Datos de nuestros clientes, o posibles clientes.  También es necesario, en el presupuesto aplicar las condiciones de venta; ejemplo: descuento comercial del 5%, descuento ppp del 5% y los portes 50 €.

El presupuesto se realizará (imprimirá) por duplicado, depositando una copia en la bandeja de salidas y archivando la otra copia en la carpeta colgante "Presupuestos pendientes de confirmar". 

2. Si el presupuesto es aceptado, recibiremos en la bandeja de entrada un pedido. El departamento de ventas comprueba que el cliente está dado de alta en la ficha de clientes o base de datos de facturaplus, y refleja el pedido en el programa a través de la opción "Facturación/pedidos/Añadir", añadiendo los datos del pedido recibido y pulsando sobre Actualizar.

Comprobaremos el pedido en el Registro de pedidos (Facturación/Pedidos). Depositamos el pedido en la bandeja de Almacén para que se realice el pedido correspondiente. Practicar realizando varios presupuestos y pedidos.

3. Se envía el pedido junto con el albarán y factura correspondiente, para reducir el proceso, aunque esto puede originar que si el cliente no está conforme con el envío, ventas tenga que realizar la oportuna factura rectificativa. "Facturación/Albaranes", y ponemos la fecha de realización. Comprobamos la ficha de control de albaranes pendientes de facturar. Se realizará por duplicado, uno se dejará en la bandeja de ventas y el otro en la Carpeta colgante "Albaranes pendientes de facturar", junto al pedido correspondiente, grapados.

4. Realizaremos la factura por duplicado: Facturación/Facturas/Añadir; selecciona al cliente y el albarán correspondiente. Genera la factura, pulsando Actualizar y comprueba el registro de facturas expedidas. Imprime cada factura por duplicado. Una copia se adjuntará al albarán y se deposita en la bandeja de salida para que sea enviada al cliente junto con la mercancía. La otra copia la depositaremos en el departamento de Contabilidad. Por último, archiva el albarán y el pedido en la carpeta clasificadora de ventas.

FACTURAS RECTIFICATIVAS:

Cuando el departamento de ventas realice facturas en las que se haya omitido algún descuento, o se haya cometido algún error, será necesaria realizar factura de rectificación: Facturación/Facturas Rectificativas/Añadir. Selecciona al cliente y el tipo de factura que hay que rectificar: Factura/Razón. Por ejemplo: "Base imponible modificada por descuentos y bonificaciones". En la siguiente pantalla realiza la rectificación correspondiente introduciendo el importe del descuento que se debería haber aplicado (con signo negativo). Actualiza e imprime la factura rectificativa por duplicado. La factura rectificativa deberá:

• Identificar a la factura que rectifica.
• Reflejar la causa de la rectificación.
• Llevar otra numeración distinta.

Al ser una cantidad negativa y una numeración distinta debe reflejarse en el Registro de Facturas expedidas con signo negativo. En facturaplus podremos comprobar como se refleja automáticamente, al realizar la factura de rectificación. 

Por último, entregamos una copia de la factura en Contabilidad.

Lanzamiento de la empresa I

En esta fase de la simulación vamos a dar a conocer nuestra empresa y para ellos vamos a seguir los siguientes pasos:

Realización de un ANÁLISIS DAFO. 

Durante el curso pasado nos familiarizamos con este análisis. En vuestro manual tenéis un recordatorio de los elementos más importantes. Se parten de dos tipos de análisis. 

• El análisis externo en el que se estudiará el entorno de la empresa tanto general como específico. Nos centraremos en el análisis del entorno desde un punto de vista  económico, social, tecnológico... y también estudiaremos a la competencia (tamaño, volumen de ventas, cuota de mercado, evolución...). 
• El análisis interno se basará en los aspectos internos que nos limitan o que pueden ser desarrollados como oportunidades.

Documentos a elaborar

1. Informe breve sobre el análisis del entorno (económico, tecnológico...) y del sector.  (ver pdf que os he dejado en vuestras carpetas de dropbox).
2. Informe breve sobre el análisis de la competencia. Aquí tenéis un ejemplo de análisis  (es solo una referencia no hay que hacerlo igual) http://modarapida.wordpress.com/competencia/analisis-general-de-la-competencia/ 
3. Cuadro de análisis DAFO con un formato adecuado
4. Determinación del target o público objetivo. Grupos, organizaciones, personas con características comunes con los que la empresa quiere comunicarse (a los que desea dirigir su estrategia de marketing)

NOTA IMPORTANTE:Todos los documentos se guardarán en la carpeta del departamento de marketing.

Algunas plantillas de documentos

En un artículo anterior se hizo referencia a los tipos de comunicaciones y documentos a emplear. Os facilito algunas plantillas de documentos que deberéis adaptar con los logos de vuestras empresas simuladas.

Registro de entrada de correspondencia https://www.dropbox.com/s/x2ul98e87f0bt7b/Copia%20de%20EEA-PLA-Registro_entrada_correspondencia.xls

Registro de salida de correspondencia https://www.dropbox.com/s/fw1c9qu7q3s1rb1/Copia%20de%20EEA-PLA-Registro_salida_correspondencia.xls

Ficha para acreedores https://www.dropbox.com/s/s8r8u6ypyhznusc/EEA-PLA-Ficha_acreedores.doc

Ficha llamadas telefónicas https://www.dropbox.com/s/iciaoqb08646zyv/EEA-PLA-Ficha_llamadas_telefonicas.doc

Organigramas de las empresas simuladas

Comparto los organigramas creados por los equipos de trabajo de empresa en el aula. Se han realizado con la aplicación gliffy
En primer lugar el organigrama de Game's Cosmetic

En segundo lugar el organigrama de Uniseg SL

Comunicación en empresas simuladas

Los equipos de trabajo de las empresas simuladas estáis trabajando en la organización de la empresa que se materializará en el organigrama.

Alumnos trabajando en equipo en la simulación

Con respecto a la comunicación y transmisión de la información en la organización hay que distinguir:

• La comunicación interna. Se produce dentro de la empresa y debe contribuir a mejorar el clima laboral y agilizar el trabajo en los departamentos. Para la comunicación entre los departamentos, las empresas simuladas (Uniseg y Game's Cosmetic) utilizarán las notas internas que se depositarán en las bandejas apilables. 
• La comunicación externa. Un aspecto muy importante de este tipo de comunicación es la atención al cliente. Es importante tratar de fidelizarlo y ofrecerle un buen servicio. Dentro de la comunicación externa se debe cuidar la comunicación telefónica. Dentro de la comunicación escrita el modo de comunicación tradicional más importante es la CARTA COMERCIAL, aunque se están imponiendo otras formas como el correo electrónico, Web, redes sociales.

TRABAJO A REALIZAR
Notas interna. Redacta dos notas internas, una en el que un departamento solicite información a otro. (mirar carpeta editex en dropbox). Otra nota convocando a una reunión semanal de la dirección para los jefes de departamento para fijar las actuaciones de inicio de actividad.

Cartas comerciales. Redactar cuatro cartas comerciales siguiendo las normas básicas de redacción que se estudiaron el curso pasado en CEAC. Ejemplos de posibles cartas serían:

1. Carta de presentación cuando comience la actividad comercial acompañada del catálogo de productos.
2. Carta de solicitud de presupuesto para la compra de ordenadores.
3. Carta anunciando el envío de una mercancía.
4. Carta de pago de una factura.

Simulación de la organización de la empresa

La estructura organizativa de las empresas simuladas se representarán gráficamente a través de un organigrama. La departamentalización será funcional, ya que es la que mejor se adapta a vuestra idea de negocio. Para confeccionar el organigrama se debe estudiar previamente los diferentes puestos de la empresa, los niveles de autoridad y el trabajo concreto que realizan.
Para que el resultado quede profesional vamos a utilizar una aplicación online denominada glify . Partiendo de organigramas ya realizados puedes modificarlos y añadir, eliminar o modificar formatos para adaptarlo a vuestro caso particular. Debéis registraros y el programa os permite guardar y compartir el resultado. A continuación os facilito un ejemplo en el que he modificado un organigrama y añadido algún nombre conocido.
El resultado de los equipos de trabajo se compartirá en el blog

Elección de la Forma Jurídica para mi Empresa

Siguiendo los trámites de constitución de nuestra Empresa, es necesario tener claro la Forma Jurídica que vamos a adoptar. Hay una serie de factores a tener en cuenta para la elección de la forma jurídica. Este mapa conceptual os ayudará a aclarar algunas dudas sobre las formas jurídicas y sus características:

Pasos a seguir en el inicio de la actividad simulada

Photographer: renjith krishnan

Seguimos avanzando en la creación de vuestro pequeño negocio. Tras completar el balance inicial y realizar una previsión de la inversión necesaria para comenzar con la actividad, os propongo los siguientes pasos:

1. Elaborar el listado de artículos. En la carpeta compartida en dropbox tenéis orientaciones sobre posibles artículos.
2. Seleccionar a los proveedores y confeccionar las fichas de proveedores:

• Recopilar información. Podemos encontrar proveedores en Internet, asociaciones empresariales y profesionales del sector, prensa y revistas especializadas, las páginas amarillas, las cámaras de comercio y otros organismos oficiales o consultando con una empresa real del sector.
• Solicitar presupuestos y ofertas. 
• Evaluar y seleccionar las ofertas. Obtenidos los presupuestos y ofertas de los posibles proveedores, hemos de elegir aquellos que más nos convengan desechando las que no se ajusten a nuestras condiciones y comparando las distintas opciones obtenidas. Para esta parte debéis refrescar vuestra memoria con los contenidos del año pasado del módulo de operaciones administrativas de compraventa

Será suficiente con seleccionar 3 proveedores y así las fichas de proveedores serán 3 y las incluiréis en la carpeta del departamento que corresponda

Logos de las empresas simuladas

L@s alumn@s están trabajando en su empresa simulada. Han buscado un logo profesional que

La empresa comercial de cosméticos tendrá el siguiente logo:

La empresa de uniformes de seguridad utilizará el logo:

Estos logos se han realizado con una herramienta online que tiene algunas opciones gratuitas vistraprint

Trámites de Constitución de Empresas

Esta página pretende que todas aquellas personas que tengan pensado crear un empresa, puedan tener una visión de los pasos a dar y de las obligaciones legales a que habrán de hacer frente. 

Os propongo este interesante enlace en el que podéis consultar los trámites necesarios para la constitución de vuestra sociedad. Nos servirá de complemento para nuestro módulo de Empresa en el aula. Espero que os sea de utilidad.

Inicio de las empresas

Matilde y Marga (profesoras del módulo) os han indicado los primeros pasos para la creación de vuestra empresa simulada. Se resumen en los siguientes puntos:

1. Desarrollo de la idea de negocio
2. Formas jurídicas de constitución
3. Documentación necesaria para la constitución de la empresa
4. Creación de una carpeta compartida con las profesoras en Dropbox, donde iréis creando las carpetas y subcarpetas necesarias con la documentación que las empresas vayan generando. Aquí tendremos el archivo informático

Estos primeros pasos se deben materializar en los siguientes documentos/fichas:

• Ficha de datos generales de la empresa (Marga)
• Balance de situación inicial (Marga)
• Trámites de constitución de la empresa (Matilde)
• Contrato de arrendamiento, suministros y otros servicios (Matilde)
• Búsqueda de proveedores y selección de ofertas (Marga)
• Contrato de cuenta bancaria (Matilde)
• Listado de artículos (Marga)
• Ficha de proveedores (Marga)

Espero que esto os vaya centrando en las próximas tareas/procedimientos a realizar.
Hemos visto que estáis trabajando en el LOGO para vuestra identidad corporativa. Cuando lo tengáis lo compartimos en este espacio.
Ánimo

Comienzo

Otro nuevo comienzo, nuevo blog, nuevo módulo, nuevo curso...Por primera vez y última vez se imparte este módulo en el IES Los Moriscos de Hornachos (Badajoz). Todavía no sabemos el porqué (aunque todo se andará), pero el ciclo formativo de Gestión administrativa desaparece tras 11 años. En fin curso novedoso y en extinción.

EMPRESA EN EL AULA, persigue que los alumnos simulen los procedimientos administrativos más importantes de una oficina real. Para ello trabajaremos en grupo. Cada grupo creará su empresa e iremos abordando las distintas actividades que se realizan en los distintos departamentos de una empresa comercial.

El blog se utilizará como anuncio de los pasos a seguir en el módulo y para compartir el trabajo que vayan realizando los alumnos en el aula.